Comunicazione efficace: come firmi la tua email?

La semplicità ha sempre un grande valore, sia funzionale che estetico.

Molto frequentemente noto che questo valore si è andato perdendo, credo soprattutto per disattenzione e superficialità. Si tende a seguire dei cliché consolidati, senza domandarsi se e quanto sono utili e realmente funzionali.

Oggi voglio dedicare un po’ di attenzione alla comunicazione attraverso l’email, che costituisce un veicolo sempre più importante nella gestione del flusso di informazioni in entrata ed in uscita.

Nello specifico voglio dedicarmi alla parte dell’email che segue la firma, perché è proprio lì che ritengo ci sia molto bisogno di ordine e di chiarezza.

Mi spiego meglio: di solito dopo la firma segue un insieme di dati, informazioni, immagini commerciali (Loghi, slogan, siti web, ecc.), operativi (recapiti dell’azienda/studio), raccomandazioni etico/ambientali (stampa solo…), “minacce” privacy, e chi più ne ha più ne metta.

Non è infrequente che l’email sia più lunga nella componente “firma” che in quella “messaggio”.

Ma allora una considerazione: tutto ciò serve davvero?

Ti propongo una soluzione diversa, già sperimentata con alcuni clienti, tesa a favorire l’utilità della “firma” e la sobria chiarezza della stessa.

Abbiamo sostituito quanto sopra con un elenco degli indirizzi email aziendali, corredati di una telegrafica descrizione onde spiegare chiaramente quale fosse l’indirizzo da usare per le diverse esigenze (una sorta di mini-organigramma).

Per quanto riguarda la privacy credo sinceramente che la fondamentale indicazione da dare sia sottolineare come vadano evitati messaggi personali/privati in quanto l’indirizzo email, essendo riferito a posizioni organizzative, potrà essere letto comunque da più persone all’interno dell’ufficio.

Grazie per l’attenzione.