la tua comunicazione

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Libertà (é comunicazione)!

Ancora in materia di libertà; libertà fa il pari con armonia, flessibilità, fluidità.

Tutto ciò chiama in causa un ambiente stabilmente dinamico, ove i processi avvengono senza eccesso di attriti e gli equilibri conferiscono solidità al sistema senza però bloccarlo.

La comunicazione rappresenta una delle armi principali a disposizione del “fine cesellatore” chiamato a realizzare questo meccanismo, complesso ma efficace.

Purtroppo, assai frequentemente, (per non dire quasi sempre) l’imprenditore perde di vista l’importanza di porre la necessaria attenzione alle modalità di gestione e di valutazione della comunicazione in azienda.

Eh sì, siamo ancora figli del “taci e lavora!”, malgrado da decenni si parli di economia della conoscenza e delle informazioni come principale capitale dell’impresa.

Cerca invece di non dimenticare che la comunicazione svolge due compiti fondamentali, però non sovrapponibili:

  • Il primo è organizzativo: serve cioè a far funzionare i processi e le attività quotidiane. Si tratta di una comunicazione necessaria, che comunque può rivelare molte opportunità o limiti, a seconda di come viene gestita dai referenti. Non va dimenticato che l’azienda opera sostanzialmente sulla gestione di un flusso di informazioni e che le modalità comunicative utilizzate (ad esempio l’attenzione riservata alla chiarezza ed alla tempestività della comunicazione) fungono da esempio e da riferimento per i collaboratori, ma anche costituiscono elemento fondante della relazione con i clienti. Di solito, bene o male, questo compito è presidiato, dato che è necessario >>> NO COMUNICAZIONE??? NO PROCESSI E PRODOTTI >>> NO CLIENTI [E DOPO UN PO’ NO AZIENDA]
  • La seconda funzione della comunicazione (ahinoi generalmente ignorata e negletta) è quella sociale, che aiuta (se usata a dovere) a creare le condizioni affinché le persone lavorino al meglio, maturino uno spirito partecipativo e si sentano davvero integrate nella struttura e centrate rispetto alla mission. Il ruolo dei referenti (Titolare, capi servizio, dipendenti esperti) in questo frangente è spesso misconosciuto, ma non per questo meno rilevante; sono loro infatti a rappresentare (letteralmente, cioè a rendere evidente) il senso dei processi in corso, gli obiettivi definiti, lo stile e la cultura organizzativa. L’accettazione o il rifiuto di questi traguardi nasce soprattutto dall’immagine che se ne fanno i collaboratori, più che dalla conoscenza diretta, che evidentemente essi detengono in modo assai minore. Nelle mani dell’imprenditore non c’è dunque solo la dimensione gestionale dell’organizzazione, ma anche il “termostato” del clima, della partecipazione e del coinvolgimento del personale, sia in termini individuali che (aspetto ben più rilevante) di team, con le logiche ripercussioni verso l’esterno.

Lavorare sulla comunicazione interna e della gestione delle relazioni interpersonali rappresenta una grande opportunità soprattutto nelle situazioni di evoluzione e cambiamento, quando è fondamentale che l’informazione possa circolare puntualmente ed in modo efficiente, chiaro, ufficiale, univoco.

La capacità di gestire la comunicazione gioca un ruolo molto importante proprio perché concorre al funzionamento dei processi, alla costruzione del consenso e della partecipazione alle scelte strategiche ed a ciò che ne consegue. Funge da collante della coesione e da facilitatore rispetto all’integrazione nell’organizzazione.

[Foto scattata a Nomi (TN), luglio 2017]

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Imprenditore libero: ma dove inizia questa libertà?

Già, dove inizia la libertà?

Beh, credo proprio questo che sia un argomento che ti debba interessare!

Sappiamo bene come ogni spazio organizzativo non debitamente presidiato, venga occupato da leadership personali e come questo possa portare ad incomprensioni, sovrapposizioni, ambiti o attività non coperte, concorrendo a generare attriti, diseconomie, conflitti.

Gli equilibri interni sono determinati dai ruoli interpretati dai dipendenti e ogni cambiamento (ad esempio la fuoriuscita di una figura importante o un nuovo inserimento) va programmato e gestito, per evitare ripercussioni indesiderate e “scosse di assestamento” poco opportune.

E’ importante trovare il giusto compromesso fra formalizzazione e autonomia, curando con attenzione e chiarezza la definizione di criteri di comportamento organizzativo e fissando con precisione le attese dell’organizzazione rispetto alle modalità di interazione del personale con clienti e colleghi.
Solo in questo modo, cioè dopo aver definito i confini dello svolgimento dei ruoli individuali e del lavoro in team, sarà effettivamente possibile attuare in modo efficace e produttivo un processo di delega ampio, che lasci una significativa libertà all’interpretazione individuale, senza compromettere gli esiti dell’agire singolo e collettivo.

La capacità di un’organizzazione di rispondere alle esigenze del cliente è strettamente correlata all’efficacia dell’azione operativa e a come essa si diffonde attraverso la comunicazione interna, soprattutto nel caso di servizi personalizzati e di alta o altissima qualità.
Comunicare efficacemente significa oggi rappresentare al cliente il valore del servizio e del prodotto offerto e costruire fidelizzazione attraverso il miglioramento dell’esperienza che egli vive nel rapporto con l’azienda (customer experience).

Tutto questo lo si fa soprattutto con i comportamenti e gli atteggiamenti quotidiani della front line operativa, spesso interpretata da molti dipendenti che al riguardo non ricevono la benché minima formazione, né possiedono un adeguato livello di consapevolezza. Anche la provenienza da precedenti diverse compagini aziendali non facilità l’uniformità automatica dell’approccio al ruolo ed alla percezione del proprio lavoro.

La diffusa azione di front-office può diventare strumento di marketing importante ed economico (si deve comunque comunicare con il cliente), a patto che si abbia cura di gestirla con consapevolezza e professionalità.
La reputazione, con il rapporto di fiducia che ne consegue, costituisce uno degli sbocchi più immediati della qualità del rapporto tra azienda e cliente.

In termine di messa a fuoco delle priorità, preme approfondire il concetto di ruolo, che (vedi schema e grafico di seguito presentati), va ben oltre la mera mansione affidata e le conoscenze tecniche necessarie per svolgerla, ma considera anche le modalità di interpretazione messe in atto dalla persona ed il sistema di aspettative generato negli interlocutori con cui interagisce, sia interni che esterni all’organizzazione.

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L’interpretazione del ruolo non può però essere affidata in toto al singolo dipendente, ma è essenziale che la Dirigenza, per tramite del Referente diretto (ad esempio il capo-servizio) espliciti, chiaramente le attese in termini di risultati operativi da raggiungere (“cosa”) e di stile da adottare (“come”). Solo in questo modo la delega potrà considerarsi chiara e completa e l’organizzazione potrà esprimersi al meglio e verrà percepita all’esterno come un tutt’uno armonico e non come una sommatoria di individualità diverse fra loro e talvolta addirittura concorrenti.

Prospettiva evolutiva e sviluppo del capitale umano
Nell’attuale congiuntura in profonda evoluzione dell’economia e dei mercati vanno considerati quali obiettivi fondamentali:

  • garantire continuità al consolidamento ed allo sviluppo aziendale, anche attraverso il miglioramento della comunicazione interna e della consapevolezza organizzativa del personale;
  • migliorare l’efficienza interna, curando la line gerarchica e introducendo un repertorio contenente le procedure fondamentali per il funzionamento dell’operatività ed il rapporto con il cliente;
  • lavorare sulla competenza del personale sia a livello individuale che di team, anche costruendo un maggiore sensibilità in termini di condivisione, collaborazione e affiatamento;
  • valorizzare ed incrementare la credibilità e il posizionamento costruito negli anni, attraverso una comunicazione efficace e ad un livello eccellente di relazione con il cliente.

Come sopra descritto, i reparti in cui è articolata la struttura rischiano di presentare culture organizzative e climi interni differenti.

Ricordiamo al riguardo come la cultura organizzativa sia il frutto della progressiva stratificazione nel tempo di relazioni, abitudini, modi di lavorare, consuetudini comunicative ormai consolidate e divenute automatiche. In realtà di piccole dimensioni viene generalmente influenzata dalla mano (o dalle mani) che guidano l’organizzazione, a seconda che prediligano un impianto accentrato o diffuso. Parimenti influisce la provenienza delle persone, soprattutto quando hanno maturato esperienze anche importanti in realtà diverse per mission e stile di leadership.

I capi intermedi costituiscono lo snodo di ogni successo (questa frase va enfatizzata al massimo); essi posseggono un notevole bagaglio in termini di conoscenza tecnica e di know-how operativo, ma altrettanto frequentemente non dispongono di reali competenze nella formazione e gestione dei propri sottoposti. Questo li costringe ad intervenire on the job con continui rinforzi, correzioni, precisazioni, riprese ed incitamenti dell’operato del personale.
Quando tutto ciò accade sotto gli occhi e le orecchie del cliente (che spesso rimane stupefatto) è evidente come il risultato che ne scaturisce non possa essere dei migliori, con il rischio ulteriore per la struttura di lavorare in affanno costante.

Inoltre capi e responsabili intermedi non amano esercitare questo tipo di responsabilità, anche perché generalmente si sentono scoperti sul versante delle procedure e dei regolamenti aziendali, per quanto concerne gli standard operativi di presenza e di comportamento da richiedere ai sottoposti.

L’idea che libera è dunque quella di venire loro in aiuto attraverso uno strumento (costruito anche con loro oltreché con l’imprenditore) che vada a definire le attese dell’azienda e del responsabile nei confronti del personale, secondo le specifiche esigenze dei diversi reparti.

Definendo in modo chiaro e formalizzato i confini dello “Stile Azienda”, in termini di comportamenti, atteggiamenti, decoro, modalità di comunicazione, ecc. si andranno a rendere espliciti i “fondamentali” da rispettare, evitando in questo modo che il responsabile intermedio debba ripetere tutto a tutti, magari più volte e con logoramento proprio e dell’ambiente di lavoro (nel quale spesso è compreso anche il cliente).

Questo documento, che sarà semplice, schematico ed adeguato alle esigenze aziendali, potrà anche essere usato in fase di selezione, per inquadrare al meglio le persone da inserire nella struttura e spiegare loro il fabbisogno aziendale, riducendo incomprensioni e scelte errate.

Il periodo migliore per redigere il documento?

Subito a ridosso del “periodo di punta”, quando l’esperienza è ancora calda, ma vi sono degli spazi da dedicare già alle riflessioni ed alle valutazioni per impostare un percorso di crescita e miglioramento.Grazie per la tua attenzione!

[Foto scattata in valle di Bresimo (TN), luglio 2017]

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Non sprecare mai le opportunità! (Non è detto si ripresentino!)

Se è vero che in termini di comunicazione

nessuno ha la seconda occasione per fare la prima impressione

è parimenti vero che se un contatto commerciale non va a buon fine, non è detto che si abbia un’ulteriore opportunità per fare di meglio; molto spesso l’occasione è andata sprecata.

Proprio per questo va sempre tenuta a mente la regola aurea, che si compone di due passi fondamentali:

  1. cercare sempre di parlare col decisore finale;
  2. se non è proprio possibile e (soprattutto) se l’interlocutore a disposizione non appare del tutto capace di convincere e di riportare esattamente quanto e come gli abbiamo spiegato, soprattutto in questo caso risulta fondamentale lasciare del materiale adeguato ed in quantità coerente con il valore del preventivo.

Sottolineo comunque come sia assolutamente sempre conveniente lasciare del materiale adeguato ed in quantità coerente con il valore del preventivo.

(Foto scattata a Riva del Garda (TN), giugno 2017)

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Comunicazione di servizio

Ovvero: che parole usate tra di voi?

Esatto; che parole usate fra di voi quando discutete del vostro lavoro, dei clienti, dell’azienda o dello studio professionale?

Come dipingete ogni giorno il vostro mondo?

Qual è il messaggio che trasmettete ai vostri collaboratori, ai giovani colleghi, ai tirocinanti?

Ci hai mai pensato?

Prova a tenerne conto e a non dare per scontato tutte le frasi che siete abituati a considerare come “naturali”.

Grazie per l’attenzione!

[Foto scattata a Lisbona (P) nell’agosto 2017]

 

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Ne parli o no? E quando lo fai ti spieghi bene, coinvolgi (e sorridi)?

Nelle aziende e negli studi emerge frequentemente la presenza di più culture organizzative e di climi diversi, che costituiscono il risultato di una progressiva stratificazione nel tempo di abitudini, modi di lavorare e metodiche comunicative divenute scontate, perché mai davvero ragionate o messe in discussione.

Su questo lavorano anche le modalità di relazioni fra dipendenti e con i titolari; anzi possiamo ben dire che la comunicazione gioca un ruolo fondamentale nel creare le condizioni che poi agevolano o ostacolano lo sviluppo dei processi e l’attuazione dell’operatività, anche quotidiana.

Sembra che ci si dimentichi del fatto che la comunicazione sul lavoro è come una medaglia con due facce, che viaggiano sempre assieme, anche che sei tende a vederne una sola:

  • organizzativa, in quanto fa funzionare i processi e le attività quotidiane dell’impresa. Si tratta di una comunicazione necessaria, che comunque può rivelare molte opportunità o limiti, a seconda di come viene gestita dai responsabili. Non va dimenticato che un’azienda o uno studio professionale opera sostanzialmente sulla gestione di un flusso di informazioni e che le modalità comunicative (ad esempio l’attenzione riservata alla chiarezza ed alla tempestività della comunicazione) utilizzate dai capi fungono da esempio e da riferimento per i collaboratori.
  • Sociale, tesa a creare le condizioni affinché le persone operino al meglio, maturino uno spirito partecipativo e si sentano davvero integrate. Il ruolo dei capi in questo frangente è spesso misconosciuto, ma non per questo meno rilevante; sono loro infatti a rappresentare (letteralmente, cioè a rendere chiaro ed evidente) il “senso” dei processi in corso, gli obiettivi che i titolari hanno deciso, lo stile e la cultura organizzativa. L’accettazione o il rifiuto di questi traguardi nasce soprattutto dall’immagine che se ne fanno i collaboratori, più che dalla conoscenza diretta, che evidentemente essi detengono in modo assai minore. Nelle mani (o meglio: nelle parole) di capi e titolari non c’è dunque solo la dimensione operativa del lavoro, ma essi hanno in mano anche il “termostato” del clima e dell’ambiente di lavoro..

Ma che succede quando nessuno dei responsabili si prende realmente la responsabilità, in modo determinato e continuativo, di usare entrambe le tipologie di comunicazione, dimenticando soprattutto la seconda?

Accade allora che in azienda rimangano molti, spesso troppi, “non detto”, relativi alle attese dei titolari nei riguardi dell’azione dei collaboratori. La delega si rivolge prevalentemente al “cosa fare”, dimenticandosi di spiegare il “come”, mentre è proprio questa attenzione ai particolari ed alle sfumature che fa la differenza.

A farne le spese sono soprattutto i responsabili intermedi, che si trovano a dover fronteggiare ed arginare situazioni arrivate al limite della sopportazione e, talvolta, anche della decenza delle relazioni umane.

Ne vale la pena?

La comunicazione interna e la gestione delle relazioni interpersonali sono vere opportunità, soprattutto nelle situazioni di evoluzione e cambiamento, quando è fondamentale che l’informazione possa circolare puntualmente ed in modo efficiente, chiaro, ufficiale, univoco.

La capacità di gestire la comunicazione gioca un ruolo molto importante proprio perché concorre al funzionamento dei processi, alla costruzione del consenso e della partecipazione alle scelte strategiche ed a ciò che ne consegue. In sostanza funge da collante della coesione e da catalizzatore.

Le modalità, i tempi e la tipologia della comunicazione adottata dai titolari concorre a formare l’organizzazione e a dare senso del lavoro, ad inquadrare le responsabilità individuali e collettive, a delimitare le sfere di autonomia. Solo se la comunicazione riesce davvero a lavorare sul sistema esistente di opinioni, atteggiamenti e valori, sarà davvero possibile raggiungere gli obiettivi di cambiamento e di evoluzione che stanno alla base dei progetti di sviluppo e di continuità dello studio professionale.

Chiaramente il ruolo dei responsabili e dei capi risulta fondamentale e, in buona misura, non delegabile a terzi; lo stile di leadership adottato, anche attraverso l’effetto-esempio rappresenta un fondamentale strumento per plasmare e dirigere lo studio professionale. Chiaramente serve da un lato piena consapevolezza del proprio ruolo e competenza nella gestione efficace di strumenti quali la comunicazione e la delega, fondamentali anche in contesti di contenute dimensioni.

In un mondo complesso serve cooperare all’interno per competere all’esterno, ma molto spesso accade il contrario. Per la gioia della concorrenza.