Gestione del tempo ed organizzazione dell’ufficio: ovvero… quando la creatività si sposa con l’efficacia!

Ciao,

ho spesso affrontato il tema della gestione del tempo, sottolineando come sia importante dotarti di un sistema, cioè di un metodo strutturato che ti aiuti a fare le cose nel modo che ritieni più utile peri tuoi traguardi e per il tuo benessere.

Organizzare il proprio tempo dipende significativamente dal modo in cui decidi di definire le procedure di lavoro che seguirai e da come assegni i compiti alle persone che lavorano con te.

Oggi ti propongo un contributo elaborato da un collega professionista che coniuga tre elementi molto importanti per i successo (=raggiungere i propri traguardi) personali e di lavoro.

Marco Minardi e il suo post

Identità, autorevolezza e autostima // Flusso o deriva?

sotsass1Sto camminando, intorno all’ora di pranzo, per le vie della mia città.

Sono solo, non incontro nessuno che conosco, il cellulare non squilla nè vibra.

Mi domando:

Quanto io sono io e quanto io sono ciò che è creato dalla relazione con gli altri?

Di più: quanto sono ciò che gli altri mi riconoscono di essere?

Quanto esisto grazie al riconoscimento degli altri?

Qual è il rapporto fra l‘autostima quale valore attribuito a se stessi e l’autorevolezza, come valore attribuito dagli altri?

E’ la prima che influisce su atteggiamenti e comportamenti e dunque traina la seconda?

Oppure l’autostima si alimenta nel riconoscimento altri, nell’assommare figure e posizioni, più che nell’essere individuo?

E quanto incide lo stato d’animo del momento?

Penso sia molto importante l’attenzione data ai feedback: sono privilegiati i propri o quelli degli altri; servono per indirizzare un percorso autonomo oppure per sostenere un’impalcatura posticcia, costruita per compiacere ed essere accettati?

Dietro a questa diversità compare ben evidente il concetto di stabilità della persona centrata su se stessa, finalizzata e focalizzata, piuttosto dell’atteggiamento altalenante di chi è vittima di ciò che ritiene gli altri pensino di lui.

Qual è il ruolo degli stereotipi personali e sociali che si affollano nella mente?

quanto incidono le emozioni negative, rispetto a quelle positive?

Insomma: nel flusso o alla deriva?

Liberi ed interdipendenti o dipendenti dagli altri e dal contesto?

Tu che ne dici?

Grazie per il tuo parere!

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Ps: l’immagine è opera di Ettore Sottsass; la didascalia dice ‘Sto Meditando Non Toccatemi’

http://www.archimagazine.com/asott.htm

Il coraggio della perseveranza paga sempre

Dale Carnegie, grande autore americano di sviluppo personale del ‘900,
scrive queste righe nel suo libro “Come vincere lo stress e cominciare vivere”.

Bernard Shaw una volta disse:”Se insegnate qualcosa a uno, non imparerà mai.”

E aveva ragione.

L’apprendimento è un processo attivo.

Solo facendo qulacosa s’impara.

Quindi se volete approfondire e perfezionare i principi spiegati in questo libro, applicateli in ogni occasione.

Altrimenti finirete per dimenticarli in fretta.

Solo le conoscenze delle quali si fa uso costante si fissano nel nostro cervello.
Così quando leggete questo libro ricordatevi che non state semplicement acquisendo informazioni.

State tentando di acquisire nuovi comportamenti.

Sì, state saggiando un nuovo sistema di vita.

Occorrerà quindi del tempo, perseveranza e applicazione costante.

Mi piacciono molto queste parole perchè danno veramente il senso della semplicità ma anche della responsabilità rispetto alla propria crescita personale.

Hai trovato un’idea, un concetto, uno stimolo che ti ha colpito?

Bene, non seppellirlo tra le buone intenzioni. ma inizia subito a metterlo in pratica e continua a farlo.

In poco tempo ti troverai a considerare come… ti sia diventato naturale addottare quel comportamento!

Grazie per la tua attenzione.

Ciao.

Il tuo tempo – speciale Obiettivoefficacia estate! (5 – Fabio)

Quelli che dicono:

non ho tempo!

in realtà ti stanno dicendo:

non ho tempo per questa cosa!

Stanno esprimendo una opzione spesso nemmeno cosciente per un diverso utilizzo del tempo stesso.
In un mondo che vive di stimoli e sollecitazioni perfino i pensionati giungono a dire:

non ho tempo!

oppure:

ora che sono in pensione ho meno tempo di prima!

E’ probabile che questa sensazione di carenza derivi proprio dalla maggiore attenzione alle diverse possibilità, dove spesso quello che manca è un orientamento prioritario.

Buone vacanze. Fabio

 

Grazie Fabio,

grazie di cuore per le tue note, sempre personali e profonde,

come ti so essere, del resto.

Ma anche un pò… ironiche, che non guasta!

 

Hai ragione: il progetto di vita e dunque “sul tempo” è molto importante, altrimenti si passa dal tempo

occupato al tempo vuoto, cioè dalla vita occupata (da altri) alla vita vuota.

 

Una ricerca su persona ultracentenarie residenti in paesi diversi ed espressione di culture differenti ha

messo in luce come i tratti comuni fossero realmente trasversali e facessero riferimento a questi aspetti:

  • l’attenzione all’alimentazione ed alla cura del corpo
  • l’avere una vita attiva, caratterizzata da un progetto e da priorità cui tendere
  • il saper essere riferimento autorevole di una rete di relazioni sociali e di affetti.

 

Pensando oggi al tuo quotidiano, poni le basi per il quotidiano che verrà!

 

Ciao e a presto.

Il tuo tempo – speciale Obiettivoefficacia estate! (4)

Continua il post di lunedì!

 

 

 

Bene, se sei d’accordo con questa impostazione, prova ora a guardare la tua agenda, il tuo organizer, il tuo strumento di gestione del tempo e prendi coscienza di cosa vi hai riportato.

Generalmente si tratta di scadenze di lavoro, appuntamenti e note familiari; immagino che di “tuo” vi sia annotato molto poco.

 

Sai, sono convinto che sia importante che ognuno costruisca il “suo” sistema,

perché questo deve essere tagliato su misura, deve rispondere a bisogni specifici e magari modificabili nel tempo, deve aiutare concretamente  a migliorare la qualità della vita ed il benessere della persona.

 

Un sistema di gestione del tempo è efficace se ti aiuta a:

l        raggiungere i traguardi che ti poni

l        stare bene con te stesso e con gli altri

l        progredire nel tuo percorso di crescita professionale.

 

Il tuo sistema è tale, inoltre, se fa in modo che tu ti occupi effettivamente e con costanza del tuo tempo,

se in un certo qual modo addirittura ti obbliga farlo,

perché altrimenti ne senti la mancanza.

 

Questo aspetto di metodo è altrettanto importante rispetto a quello che riguarda i contenuti: non solo la gestione dl tempo deve essere tua e solo tua, ma hai bisogno di trovare una ruotine positiva (il sistema) che effettivamente tu ti ritrovi ad usare, quasi in modo automatico, una meravigliosa abitudine che, se trascurata, ti manca.

 

Affronto ora il discorso sul tempo trattando uno per volta questi due punti di vista, i contenuti e – successivamente – il metodo.

 

Perché questa scelta?

Perché il come dipende dal cosa.

E perché ritengo che il come ti apparterrà davvero – e dunque lo userai appieno – soltanto se sarà davvero il tuo sistema,

e non uno qualsiasi, che hai adottato avendolo trovato già confezionato.

 

 

A presto!!

 

E… abbi cura del tuo tempo, cioè di TE e della TUA vita!

 

 

Il tuo tempo – speciale Obiettivoefficacia estate! (3)

Ciao,

 

ho avuto la fortuna, fin da giovane, di incontrare delle persone che hanno saputo farmi porre attenzione al tema della gestione del tempo.

 

Questo elemento della crescita personale, come la capacità di comunicare, la gestione degli stati d’animo, lo sviluppo dell’autostima, ecc. non sempre fanno parte del bagaglio di un individuo, quasi fossero considerati delle conoscenze acquisite in modo “automatico”.

 

Ma tu ed io sappiamo bene – per averlo più volte toccato con mano anche a nostre spese – che dare per scontato qualcosa non è quasi mai una soluzione vincente.

 

Un mio insegnante, quando ero poco più che ventenne, nell’insegnarci l’utilizzo del planning per gestire le nostre attività, ci raccomandò di non lavorare mai più di 8 ore al giorno.

Un bravo manager si riconosce anche da questo.

mi disse.

 

Ed eravamo in pieni anni ’80, nell’era dello yuppismo, quando il successo era assimilato al lavoro indefesso. (quanta stupidità, a posteriori!!)

 

 

Anni dopo collegai questo concetto con un frase per me assai significativa di Dale Carnagie:

Prestazioni costantemente elevate

derivano da un equilibrio

tra lavoro e svago.

 

In questa frase trovo tre concetti fondamentali.

  1. La costanza di rendimento positivo, che è sinonimo di grandi percorsi e progressi (il passo, per gli sportivi)
  2. l’equilibrio, inteso come ricerca ed implementazione di una propria forma di armonia, che favorisca l’esplicarsi di attitudini ed il raccordo con il contesto
  3. il valorizzare le proprie passioni, come fonte imprescindibile di quell’entusiasmo che dà la carica per affrontare il quotidiano con amore, calore, fiducia ed apertura.

 

Dietro questa semplice formula di vita c’è molto del segreto dell’efficacia nell’atteggiamento con cui – se vuoi – puoi guardare il mondo e del senso di benessere (autostima) verso te stesso.

 

 

Questa premessa ti dice che è importante che la tua gestione del tempo tenga conto di tutta la tua vita, non solo del lavoro e delle scadenze!

 

 

E questo, credimi, è un grande traguardo, molto più significativo di quanto potrebbe sembrare a prima vista.

 

Ma, si sa, le soluzioni semplici sono anche le più efficaci!

 

Anche se talvolta si scartano proprio perchè… troppo semplici!

 

Tendiamo a tirare un parallelo del tipo:

più è complicato e faticoso da attuare e maggiore sarà il risultato.

 

Ma non è proprio cosi!

 

 

 

Il tuo tempo – speciale Obiettivoefficacia estate! (2)

Continuiamo a parlare del Tuo tempo (vedi il post del 25 luglio)

 

Bene, sei pronto?

 

Allora iniziamo.

 

Ti dedicherai a scoprire te stesso e come funzioni, guardandoti da quattro diverse finestre:

 

  • quali sono le parole che dici a te tesso ed agli altri quando pensi o parli del tuo tempo?

a.      prova a dedicare attenzione ad ascoltarti, a conoscere la storia che racconti a te stesso ed agli altri in tema di tempo.

b.      cerca di tener conto degli stati d’animo che ti senti addosso quando affronti il tema “tempo”

c.      qual è la sensazione che provi ora, leggendo queste note in materia di gestione del tempo?

 

  • come fai a programmare la gestione del tuo tempo?

a.      ti sei costruito un sistema strutturato che ti aiuta a non dimenticare nulla; ad esempio, hai ricavato nella giornata, nella settimana o nel mese degli spazi espressamente dedicati a programmare, monitorare e valutare l’utilizzo che fai del tempo?

b.      agisci “al momento”, soprattutto sulla base di impulsi esterni o provenienti da altri?

c.      Il tuo sistema di gestione del tempo si basa prevalentemente su strumenti “tecnici”, quali l’agenda, un software, ecc.?

d.      quali sono le convinzioni profonde che ti hanno portato ad “imparare” questa modalità di organizzazione del tempo?

e.      gestire al meglio il tuo tempo è per te una priorità?

                                                                           i.      Se hai risposto : quanto tempo dedichi a questa attività?

                                                                          ii.      Se hai risposto no: perché non lo ritieni importante? (ricorda: il tuo tempo è la tua vita!)

 

  • quando gestisci il tuo tempo, quali sono le priorità che ti guidano?

a.      Ti preoccupi soprattutto di tener conto del tuo lavoro;

b.      Ti preoccupi soprattutto di tener conto del tuo lavoro e delle scadenze che coinvolgono le persone che ti sono care;

c.      Ti preoccupi soprattutto della tua vita privata;

d.      Ci sono delle aree della tua vita che ti rendi conto di programmare solo in modo residuale;

e.      Ritieni di essere riuscito a creare e gestire un sistema che copre in modo soddisfacente tutti i piani della tua vita e ti rendi conto di come questo ti dia grande forza e soddisfazione;

f.       Ti lasci andare ad attività che ti rassicurano nel brevissimo periodo, ma che sai bene sono inutili o dannose nel medio-lungo periodo?

 

  • Cosa vuoi ottenere impegnandoti per costruire ed utilizzare un’efficace sistema di gestione del tempo?

a.      Avere più tempo libero da dedicare a te stesso;

b.      Avere più tempo da dedicare a te stesso per svolgere attività che ami, ma che ora non trovi il tempo di praticare;

c.      Avere più tempo da passare con le persone a te vicine;

d.      Sentirti meno stressato;

e.      Maturare un senso di maggior pienezza di controllo sulla tua vita  e sul tuo benessere personale;

f.       Riuscire a finalizzare meglio il tuo agire, verso i traguardi che hai prospettato o che definirai;

g.      Riuscire a limitare l’impatto che le scelte degli altri hanno sul mio tempo e sulla mia vita.

 

 

Bene!

 

Dedica un po’ del tuo tempo a conoscere il rapporto che hai con il tuo tempo!

 

Questo passaggio è utile per sapere se e quanto il modo in cui affronti il tuo tempo ti soddisfa,

se ti senti nella condizione di aver elaborato una routine che ti dà la possibilità di godere della tua vita e delle tue scelte.

 

Oppure se ti rendi conto che questo tema molto importante e delicato non l’hai mai approfondito abbastanza, né nessuno ti ha mai parlato di questo argomento…

beh, ora hai l’occasione per affrontarlo.

Scegli tu!